Tips om met je eerste virtuele assistent aan de slag te gaan

Ik hoor vaak zeggen: “Laura, wat ben je toch gedreven. Wat een energie heb jij!”

Maar mensen kennen niet het hele verhaal. Ik houd van werken maar ook van luieren. Van eindeloze gesprekken voeren. Van lezen, pianospelen en naar de film gaan. Van familiebezoek en reizen. Daar besteed ik dan ook doelbewust veel tijd aan.

Toch komt er veel uit mijn vingers en heb ik een heel heel aardig inkomen. Wat is mijn geheim?

Ik werk met assistenten! Enkele jaren geleden voelde ik de dwingende noodzaak daartoe. Want net als veel ZZP-ers was ik in het begin geneigd alles zelf te doen. Ik beantwoordde de telefoon, emails van mensen, heb zelfs mijn eerste (knalroze) website helemaal zelf gemaakt. Ik deed administratieve taken en rekende mijn BTW uit (bij boekhouden lag mijn grens, dat ging zelfs mij te ver!).

Maar toen ik het drukker kreeg, raakte ik overwerkt. Tegen de zomer was ik uitgeput. En ik merkte steeds meer dat ik niet toekwam aan wat ik werkelijk wilde doen: producten en diensten ontwikkelen, schrijven en trainen. De tijd maar ook de energie ontbraken.

En zo begon ik dus mijn eerste virtuele assistente (VA) in te huren. Een VA is zelf ook ZZP-er (dit heeft mijn voorkeur!). Ik huurde haar in voor 3 uur per maand. De eerste taak waar ik vanaf wilde, hoefde ik niet lang over na te denken: dat was de facturen en bonnetjes ordenen en de BTW uitrekenen. En dat voelde heel goed. Steeds meer taken droeg ik aan haar over. En later kwamen er assistenten bij voor weer andere taken. Inmiddels heb ik een vast team met assistenten.

In de loop der jaren heb ik veel geleerd over het inhuren van assistenten. Ik heb fouten gemaakt, en me dingen met vallen en opstaan eigen gemaakt. Een aantal geheimen geef ik aan je door.

1. Niet alle assistenten kunnen alle taken uitvoeren. Voor de verschillende soorten werkzaamheden zijn verschillende soorten talenten nodig die vaak niet in 1 persoon verenigd zijn. Huur dus voor verschillende taken verschillende assistenten in.

2. Werken met een assistent gaat pas echt voor je werken als je de taak helemaal kunt overdragen. De assistent moet volledige verantwoordelijkheid op zich nemen! Zolang nog een deel van het werk op jouw schouders ligt, levert het je in feite niets op, want dan kost het je nog steeds tijd en energie.

3. Leg al je taken vast in stappenplannetjes. Mocht je assistente onverhoopt vertrekken, kun je je taken moeiteloos overdragen aan haar opvolgster.

4. Sommige dingen kun je zeker overdragen, anderen dingen niet. Wat je wel kunt overdragen is: alle taken die je niet direct inkomen geven of marketinggerelateerd zijn. Dat zijn voorbeeld:

– email beantwoorden
– telefoon beantwoorden
– verkooptaken
– facturering
– administratieve taken
– beheer van de website
– de achterkant rond het verkopen van je producten

Wat je niet kunt uitbesteden is alles waarmee je je expertise uitdraagt, het werk waarin je uitblinkt en waarmee je je klanten binnenhaalt.

5. Zorg dat je voor iedere taak afspreekt hoeveel uur de assistent eraan mag werken. Zo houd je zicht op de uitgaven die het met zich meebrengt en kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.

6. Kies voor een VA die je op handen draagt! Die voor je klaar staat, die proactief is en graag met je mee wil denken. De ideale assistente geeft prioriteit aan jou en staat ten dienste aan de groei van jouw bedrijf. Het is dus niet andersom!

7. Schroom niet om je assistente te ontslaan als je niet tevreden bent. Het is heel uitzonderlijk als je meteen de assistente zou vinden die op je lijf geschreven staat. Zoek net zolang door tot je de juiste hebt gevonden en vertrouw erop dat die echt bestaat. De ontslagen assistente geef je zo de kans om haar eigen ideale klant te kunnen vinden…

8. Daar staat natuurlijk van jouw kant tegenover dat je motiverend bent, genereus en stipt op tijd betaalt, zoveel mogelijk verantwoordelijkheid uit handen geeft, perspectief geeft op groei, en gewoon lol hebt met elkaar, want dat maakt het werk voor de VA en voor jezelf leuker.

Tijdens mijn nieuwe 3-daagse event Meer Verdienen Minder Werken leer je o.a. meer over het opbouwen van een team dat je helpt je inkomen te laten groeien. Je leert hoe je kunt selecteren zodat je de beste assistenten krijgt en hoe je je werk zo effecient mogelijk kunt delegeren.
Het event Meer Verdienen Minder Werken zal plaatsvinden van 1 – 3 juni a.s. Meer informatie volgt binnenkort!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen artikelen

Weblogs: wat zijn het en wat kunnen ze voor je doen?

Ik houd van schrijven en vind het leuk om mijn ideeën te delen over mijn passie: effectieve marketing voor zelfstandige ondernemers in de dienstverlening. Om die reden liep ik al maanden rond met het idee een weblog te beginnen en nu is het er eindelijk van gekomen!

Wat ik echter merk, is dat als ik mensen erover spreek, velen nog niet weten wat een weblog (of kortweg blog) is en wat je er aan zou kunnen hebben. Daarom wilde ik in dit bericht ingaan op de vraag: wat is een weblog en in hoeverre kun je het gebruiken als marketingtool?

Dit werkt niet meer voor mij…

Laatst gaf ik een event, de Reis naar Rijkdom, voor 170 mensen. Het was fantastisch en we hadden enorm veel plezier. Mensen kwamen naar me toe om te vertellen hoe blij ze waren met wat ze leerden.

Op het einde van de dag gebeurde er iets.

Een vrouw stond op. Ze had een uitgeprinte versie van de landingspagina van het event in haar hand en las eruit voor: “In deze tekst lees ik dat je het bij dit event ook over X  [een onderwerp dat ik beloofd had in mijn tekst] zou hebben. Dat onderdeel heb je nog niet gegeven. Kun je dat alsnog doen?”

Het grote misverstand over een volle coachpraktijk

Sandra, een vrouw die ik laatst sprak, heeft een coachopleiding gevolgd en wil nu eindelijk haar grote droom gaan realiseren: een eigen coachpraktijk. Vanaf september wil ze echt gaan starten. Ze heeft een kamer in haar huis ingericht met prettige stoelen en een handig koffiezetapparaatje gekocht. Voorlopig werkt ze 1 dag per week, maar haar droom is om op den duur een volle praktijk te hebben zodat ze goed kan verdienen.

“Reken maar uit”, zegt ze. “Als ik met iedere klant drie sessies doe per maand, en ik vraag daarvoor 750 euro, dan hoef ik maar 10 klanten te hebben of ik verdien al 7500 euro per maand. Dat is veel meer dan in de parttime job die ik eerst had. Als ik er 20 heb, verdien ik 15.000 per maand, een inkomen dat echt mijn stoutste verwachtingen zou overtreffen”.