Geheimen van het inhuren van je eerste assistent

Ik hoor vaak zeggen: “Laura, wat ben je toch gedreven. Wat een energie heb jij!”

Maar mensen kennen niet het hele verhaal. Ik houd van werken maar ook van luieren. Van eindeloze gesprekken voeren. Van lezen, pianospelen en naar de film gaan. Van familiebezoek en reizen. Daar besteed ik dan ook doelbewust veel tijd aan.

Toch komt er veel uit mijn vingers en heb ik een heel heel aardig inkomen. Wat is mijn geheim?

Ik werk met assistenten! Enkele jaren geleden voelde ik de dwingende noodzaak daartoe. Want net als veel ZZP-ers was ik in het begin geneigd  alles zelf te doen. Ik beantwoordde de telefoon, emails van mensen, heb zelfs mijn eerste website helemaal zelf gemaakt. Ik deed administratieve taken en rekende zelf mijn BTW uit (bij boekhouden lag mijn grens, dat ging zelfs mij te ver!).

Maar toen ik het drukker kreeg, raakte ik overwerkt. Tegen de zomer was ik uitgeput. En ik merkte steeds meer dat ik niet toekwam aan wat ik werkelijk wilde doen: producten en diensten ontwikkelen, schrijven en trainen. De tijd maar ook de energie ontbraken.

En zo begon ik dus mijn eerste virtuele assistent (VA) in te huren. Een VA is zelf ook ZZP-er. Ik huurde haar in voor 3 uur per maand. Mijn eerste taak waar ik vanaf wilde, wist ik al: de facturen en bonnetjes ordenen en de BTW uitrekenen. En dat voelde heel goed. Steeds meer taken droeg ik aan haar over. En later kwamen er assistenten bij voor weer andere taken. Inmiddels heb ik er – afwisselend – een stuk of 5.

In de loop der jaren heb ik veel geleerd over het inhuren van assistenten. Ik heb fouten gemaakt, en me dingen met vallen en opstaan eigen gemaakt. Een aantal geheimen geef ik aan je door.

1. Niet alle assistenten kunnen alle taken uitvoeren. Voor de verschillende soorten werkzaamheden zijn verschillende soorten talenten nodig die vaak niet in 1 persoon verenigd zijn. Huur dus voor verschillende taken verschillende assistenten in.

2. Werken met een assistent gaat pas echt voor je werken als je de taak helemaal kunt overdragen. De assistent moet volledige verantwoordelijkheid op zich nemen! Zolang nog een deel van het werk op jouw schouders ligt, levert het je in feite niets op, want dan kost het je nog steeds tijd en energie.

3. Leg al je taken vast in stappenplannetjes. Mocht je assistente onverhoopt vertrekken, kun je je taken moeiteloos overdragen aan haar  opvolgster.

4. Sommige dingen kun je zeker overdragen, anderen dingen niet. Wat je wel kunt overdragen is: alle taken die je niet direct inkomen geven of marketing gerelateerd zijn. Dat zijn voorbeeld:

– email beantwoorden
– telefoon beantwoorden
– verkooptaken
– facturering
– administratieve taken
– beheer van de website
– de achterkant rond het verkopen van je producten

Wat je niet kunt uitbesteden is alles waarmee je je expertise uitdraagt, het werk waarin je uitblinkt en waarmee je je klanten binnenhaalt.

5. Zoek assistenten die technisch handig zijn. Die weten van sociale media, shoppingcartprogramma’s en nieuwsbriefprogramma’s. Die zijn niet altijd makkelijk te vinden. Vraag rond op Twitter en linkedIn.
(mocht je zo’n virtuele assistent zijn, of kennen, meld het hieronder. Zo kunnen we een verzameling aanleggen van goede VA’s) (niet mij mailen hierover, a.u.b.).

6. Zorg dat je voor iedere taak afspreekt hoeveel uur de assistent eraan mag werken. Zo houd je zicht op de uitgaven die het met zich meebrengt en kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.

7. Kies voor een VA die je op handen draagt! Die voor je klaar staat, die proactief is en graag met je mee wil denken. Als dit niet goed voelt, ontsla je VA dan ook. Want ze moet je echt helpen, daar betaal je haar voor.

8. Daar staat natuurlijk van jouw kant tegenover dat je motiverend bent, stipt op tijd betaalt, zoveel mogelijk verantwoordelijkheid uit handen geeft, perspectief geeft op groei, en gewoon lol hebt met elkaar, want dat maakt het werk voor de VA en voor jezelf leuker.

Je reactie op dit artikel is van harte welkom.

17 antwoorden op “Geheimen van het inhuren van je eerste assistent”

  1. Je beschrijft in deze nieuwsbrief precies het kruispunt waarop ik nu sta. Terwijl er vaak al wordt gedacht dat ik met VA’s werk omdat Kaat overal en nergens opduikt, organiseert, reageert… nee dus, ik doe het allemaal zelf en het kost me tijd die ik dus niet kan steken in het uitwerken van workshops, nieuwe diensten en boeken.
    Ik heb nu een afspraak met een VA en kom er niet aan toe om werk aan haar uit handen te geven. Er vallen steken waardoor mijn goede naam en faam op de tocht komen. Kortom, het is D-Day… vandaag zet ik mijn VA aan het werk! 🙂 En dankjewel voor de hulp bij het bedenken wat ik uit handen kan geven.

  2. Virtual Assistant
    Ik ben zo’n ‘van alle markten thuis’ Virtual Assistant. Als ZZP-er gestart met veel te bieden; communicatie is de rode draad. Van tekstschrijver tot coach, trainer tot freelance assessor, en natuurlijk Virtual Assistant.
    Het artikel is een duidelijke omschrijving van wat een VA te bieden kan hebben.
    Met hartelijke groet,
    Marjon Schiltman
    http://www.werkinuitvoeringzwolle.nl

  3. Ik werk nu bijna een jaar met een VA (www.socialmediapa.nl). Optimale win-win-situatie. Marcelle kan continu ondersteuning bieden, zodat ik me ongestoord op een project kan storten. Inmiddels is ze een vertrouwde bekende bij de leden van Vrouwenindemedia.nl.

  4. Kom maar op met die administratieve taken 😉
    Hier nog een ZZP-er die (nog) niet toe is aan het inhuren van VA’s, en wel heel graag werk uit handen neemt! Ik ben die VA die blij wordt van administraties opzetten, facturen maken, overzicht creëren!
    Een heel enthousiasmerend artikel Laura! Dankjewel!
    Hartelijke groet,
    Marty Roovers
    http://www.astd.nl

  5. Goededag,
    Met ingang van januari 2011 bied ik graag mijn diensten aan als VA organisatietalent.
    Een van mijn passies is het aanbrengen van orde en structuur.
    Denk hierbij o.a. aan:
    • Organisatie van meetings, workshops en events;
    • Redigeren van teksten, overzichten, stappenplannen, intakeforms, logboeken etc.;
    • Het maken van powerpoint presentaties;
    • Agendabeheer;
    • Reizen boeken;
    • Updaten websites;
    • Uitzoekwerk etc.
    Tevens ben ik als coach/counsellor/mediator goed in staat als klankbord te fungeren.
    Voor meer info: http://www.pabyjackie.nl
    Met warme groet,
    Jackie Delgado

  6. Wat een duidelijk en herkenbaar artikel!
    Mocht jij als ondernemer jouw boekhouding en/of administratie helemaal zat zijn? Of kom je er maar niet aan toe?
    Graag neem ik dit voor jou uit handen!
    Ik kan jouw administratie opzetten, factureren, de boekhouding verzorgen, btw-aangiften en aangifte inkomstenbelasting indienen en het debiteurenbeheer uit handen nemen. Daarbij ontvang je elke maand na alle verwerkingen een overzicht zodat je weet hoe jouw bedrijf ervoor staat!
    Hierdoor kan jij je bezighouden met de kerntaken van jouw bedrijf en zorgen voor jouw eigen groei en ontwikkeling.
    Graag vertel ik jou meer over mijzelf en mijn werkwijze.
    Met vriendelijke groet,
    Bianca van der Zwet
    Van der Zwet Administratieve Dienstverlening
    http://www.v-d-zwet.nl

  7. Hoi Laura,
    Leuk dit artikel! Dank je wel. Zelf heb ik sinds 3 maanden een echte secretaresse, dwz ze komt eens in de paar weken en als het druk is iedere week langs voor de administratie, en andere kleine klussen die ik niet zelf kan. Ze denkt met me mee, dat is heerlijk. Er is werkelijk een last van mijn schouders afgevallen nu ik me niet meer met facturen hoef te bemoeien. Vertrouwen geven is waar het om gaat. Dat moet je ook leren.
    Ik doe nu nog meer leuke dingen en ik ga nadenken over je tips hoe ik nog meer uit handen kan geven. Dank je wel!
    Hartelijke groet
    Leonie

  8. Weer een super leuk en leerzaam artikel! Bedankt Laura.
    En precies op het moment dat ik me afvraag, hoe moet ik nu verder met al dat werk.
    Een vraagje, werkt VA vanuit zijn homebase?
    Groetjes,
    Wena Brussaard
    100% Feng Shui

  9. Beste Wena,
    Om op je vraag te antwoorden. Ja een VIrtuele Assistent werkt vanuit eigen kantoor.
    Op dit moment ben ik beschikbaar voor een nieuwe uitdaging. Zowel als VA als ondersteuning op locatie.
    Neem vrijblijvend contact met me op om de mogelijkheden te bespreken. Ik ben zeer breed inzetbaar en graag van toegevoegde waarde!
    Hartelijke groet,
    Leontine de Koning

  10. Daar heb je helemaal gelijk in. ’n Maand geleden gaf mijn rijinstructrice al die tip. Ik ben dagelijks veel tijd kwijt aan werkzaamheden in mijn weiland, waardoor ik heel erg vroeg mijn wekker moet zetten. ’t Werk is geen drama, wel leuk hoor, maar daardoor kom ik veel minder vaak toe aan de leuke dingen van het paarden houden.
    We bespraken dat ook al in de GCN. Het kost natuurlijk geld, maar je krijgt er ook veel voor terug. Tijd. Heel belangrijk voor mij momenteel.
    Dus vorige week heb ik een advertentie op marktplaats gezet. En ja, ik ben heel blij, als het weer beter wordt komt ’n handig buitenmens mij op zaterdag het zware werk uit handen nemen. Dit geeft heel veel rust.

  11. Beste Laura,
    Geweldig dat je ‘reclame’ maakt voor het fenomeen VA. Wellicht ken je ook het boek ‘the four-hour work week’ van Tim Ferriss. Daarin beschrijft hij precies wat jij aangeeft: zelf focussen op de taken waar je goed in bent/direct je inkomen mee verdient en andere taken tegen een lager tarief dan je eigen uurtarief aan een ander delegeren.
    Wat je wellicht niet weet is dat er al ruim 10 jaar in Nederland een bureau is waar je VA’s kunt inschakelen. Dat is mijn bedrijf, en heet Moneypenny (www.moneypenny.nl). Wij werken zowel met ZZP-ers als met mensen die als uitzendkracht worden verloond, want wij vinden dat iedereen VA zou moeten kunnen zijn. Daarvoor hoef je geen ondernemer te worden. Al onze VA’s werken in principe vanuit hun thuiskantoor, maar zijn uiteraard op locatie beschikbaar voor werkoverleg of andere zaken.
    een hartelijke groet,
    Marianne Sturman

  12. Goed artikel Laura!
    De klanten die ik ondersteun, delen jouw visie waardoor ze zich op deze manier kunnen vrijmaken voor de kerntaken en meer business kunnen genereren.
    Daarnaast besteed ik zelf ook een aantal dingen uit die anderen beter kunnen.
    Doordat ik een persoonlijke band en vertrouwen met de klant opbouw, heb ik aan een half woord genoeg en hebben ze maar één aanspreekpunt, waardoor dit weer waardevolle tijd oplevert.
    Ook in toekomst zal een VA vaker worden ingezet. Ik ken een aantal bedrijven die door aan de slag te gaan met Het Nieuwe Werken hun kantoor hebben gesloten, nu online samen werken en waar de secretaresses nu functioneren als een VA.
    Kortom, een VA is niet alleen interessant voor ZZP-ers maar ook voor grotere ondernemingen kan het een efficiency slag zijn.
    Hartelijke groet,
    Thalita van Heems
    Lady Butler

  13. Goed verhaal, nog betere reacties, waarin ik overigens (uur)tarieven mis. Wel veel aanbod zo te zien, waar ik graag in het nieuwe jaar gebruik van ga maken wegens groeiend bedrijf. Gaat om reguliere VA-taken (mail/agenda/telfoon/admin/CRM), maar vooral ook social media support: blogpostings live zetten in WordPress, LinkedIn invites, presentaties uploaden naar Slideshare etc.
    Werk geheel online. Alles kan op afstand vanaf eigen werkplek.
    Parttime beginnen, dan uitbreiden. Wie biedt?
    Thanx,
    Sam.

  14. PA & VA: CM Office Support is gespecialiseerd in managementondersteuning, persoonlijke assistentie en secretariaatsvoering voor particulieren en samenwerkingsverbanden zoals verenigingen, stichtingen en brancheorganisaties.
    De kenmerken van CM Office Support zijn: resultaatgericht, professioneel, no-nonsense, kritisch, praktisch, discreet en servicegericht.
    Niveau ondersteuning op HBO+ niveau, tarief 50 euro per uur exclusief btw.
    Meer info kijk op http://www.cmofficesupport.nl, mail naar info@cmofficesupport of bel met 06 497 499 87.
    Met vriendelijke groet,
    Cynthia Meijer

  15. Ook ik ben VA, mijn passie ligt bij het scheppen van orde, in je mailbox, in je website door deze aan te vullen/bij te houden, in je administratie of je kilometerregistratie.
    Daarnaast word ik blij van concrete dingen. Een goed georganiseerd evenement, een mooie toegankelijke website en een tevreden klant.
    Ik heb ervaring met WordPress en Joomla voor het bijhouden van je website.
    Ik ken een aantal boekhoudprogramma’s en uiteraard kan ik werken met het Officepakket.
    Wil je meer over me weten kijk dan op http://www.laviesecretarieel.nl.
    Je kunt me natuurlijk ook meteen bellen via 06-41394273.
    Ik zie ernaar uit je te ontmoeten!
    Met hartelijke groet,
    Judith Hompe

  16. Hoi Laura,
    Wat een leuk artikel, dankjewel 🙂
    Graag bied ik mijn diensten aan als Holistic Personal Assistant. Waarbij ik me richt op inhoudelijke en praktische ondersteuning voor bezielde ondernemers en bewuste, nieuwetijds organisaties. Zodat zij zich kunnen focussen op het realiseren van hun missie/visie en ik hen zoveel mogelijk ontlast door een structurele (virtuele) samenwerking.
    zie http://www.holisticpersonalassistant.com.
    Hartelijke groet,
    Yfke

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen artikelen

Weblogs: wat zijn het en wat kunnen ze voor je doen?

Ik houd van schrijven en vind het leuk om mijn ideeën te delen over mijn passie: effectieve marketing voor zelfstandige ondernemers in de dienstverlening. Om die reden liep ik al maanden rond met het idee een weblog te beginnen en nu is het er eindelijk van gekomen!

Wat ik echter merk, is dat als ik mensen erover spreek, velen nog niet weten wat een weblog (of kortweg blog) is en wat je er aan zou kunnen hebben. Daarom wilde ik in dit bericht ingaan op de vraag: wat is een weblog en in hoeverre kun je het gebruiken als marketingtool?

Dit werkt niet meer voor mij…

Laatst gaf ik een event, de Reis naar Rijkdom, voor 170 mensen. Het was fantastisch en we hadden enorm veel plezier. Mensen kwamen naar me toe om te vertellen hoe blij ze waren met wat ze leerden.

Op het einde van de dag gebeurde er iets.

Een vrouw stond op. Ze had een uitgeprinte versie van de landingspagina van het event in haar hand en las eruit voor: “In deze tekst lees ik dat je het bij dit event ook over X  [een onderwerp dat ik beloofd had in mijn tekst] zou hebben. Dat onderdeel heb je nog niet gegeven. Kun je dat alsnog doen?”

Het grote misverstand over een volle coachpraktijk

Sandra, een vrouw die ik laatst sprak, heeft een coachopleiding gevolgd en wil nu eindelijk haar grote droom gaan realiseren: een eigen coachpraktijk. Vanaf september wil ze echt gaan starten. Ze heeft een kamer in haar huis ingericht met prettige stoelen en een handig koffiezetapparaatje gekocht. Voorlopig werkt ze 1 dag per week, maar haar droom is om op den duur een volle praktijk te hebben zodat ze goed kan verdienen.

“Reken maar uit”, zegt ze. “Als ik met iedere klant drie sessies doe per maand, en ik vraag daarvoor 750 euro, dan hoef ik maar 10 klanten te hebben of ik verdien al 7500 euro per maand. Dat is veel meer dan in de parttime job die ik eerst had. Als ik er 20 heb, verdien ik 15.000 per maand, een inkomen dat echt mijn stoutste verwachtingen zou overtreffen”.